Frequently Asked Questions (FAQ) zum KDSF

An dieser Stelle stellen wir eine kompakte Übersicht zu häufigen und übergreifenden Fragen zum Kerndatensatz Forschung zur Verfügung. Eine Kurzeinführung zum KDSF findet sich hier: PDF.

Welcher Zeitplan ist für die Implementierung des KDSF vorgesehen?

Der Wissenschaftsrat spricht sich in seinen Empfehlungen aus dem Jahr 2016 für folgenden Zeitplan aus, der allerdings nicht bindend ist (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S. 45):

„Obwohl der Kerndatensatz vor allem auf der Verbindung administrativ generierter Daten aufbaut, wird die Implementierung an den einzelnen Einrichtungen mit unterschiedlichem Vorbereitungsaufwand verbunden sein und somit unterschiedlich viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Unter Einführung wird hier der Zeitraum verstanden, in dem die Implementierung des Kerndatensatz Forschung an Forschungseinrichtungen begleitet und unterstützt wird. Diese Einführungsphase sollte nach ca. drei Jahren abgeschlossen sein. Dies bedeutet voraussichtlich nicht, dass zu diesem Zeitpunkt alle Forschungseinrichtungen entsprechend der Spezifikation des Kerndatensatzes berichten können werden. Gleichwohl sollte die angestrebte Vereinfachung der Berichterstattung durch eine standardisierte Weitergabe beginnen sichtbar zu werden.”

Wie wird sichergestellt, dass Abfragen und Berichtsnachfragen sich tatsächlich an dem Kerndatensatz Forschung orientieren?

Die Spezifikation für den Kerndatensatz Forschung ist ein freiwilliger Standard zur Erhebung, Vorhaltung, Verarbeitung (Aggregation) und den Austausch von Forschungsinformationen.

Ein Anreiz zur Vorhaltung der Kerndaten und Forschungsinformationen in dem entsprechenden Format bei den Dateneigner*innen (z.B. Universitäten, Fakultäten oder außeruniversitäre Forschungseinrichtungen) setzt voraus, dass die Datennutzer*innen sowie Berichtsnachfrager*innen (Zuwendungsgeber, aufsichtführende Behörden, interne Verwaltungen etc.) ihre Abfragen in absehbarer Zeit entsprechend anpassen. Diese Anpassung kann nur auf freiwilliger Basis erfolgen. Der Wissenschaftsrat hat in seinen Empfehlungen zur Spezifikation des Kerndatensatz Forschung vom Januar 2016 die Berichtsnachfrager*innen zur Anpassung ihrer Abfragen an den Kerndatensatzstandard aufgefordert (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S. 36):

„Der Wissenschaftsrat fordert die Nutzerinnen und Nutzer daher dazu auf, die Implementierung des Kerndatensatz Forschung zu befördern und eigene Abfragen der im Kerndatensatz enthaltenen Angaben nach den dort vorgenommenen Definitionen vorzunehmen. Der Wissenschaftsrat selbst beabsichtigt, seine Datenabfragen im Laufe des Jahres 2016, jeweils in Absprache mit seinen Auftraggebern, an den Kerndatensatz Forschung anzupassen.”

Die Anpassung der Abfragen muss allerdings bei den Datennutzer*innen individuell erfolgen und kann nicht durch einen einzelnen Akteur mangels entsprechender (rechtlicher) Kompetenzen zum übergreifend verbindlichen Standard erklärt werden.

Die Ergebnisse der Monitoring-Befragung des Helpdesks (Sommer 2019) legen nahe, dass bislang erst wenige Einrichtungen ihre Datenabfragen an den Kerndatensatz-Standard angepasst haben.

Wird es einen zentralen Kerndatensatz geben, der die Angaben aus allen Forschungseinrichtungen zusammenführt?

Nein, die Forschungsinformationen sollen dezentral (in den jeweiligen Forschungseinrichtungen) verarbeitet und im Kerndatensatzformat vorgehalten werden. Es wird keinen zentralen Datensatz geben.

Wie wird sichergestellt, dass bei Einführung des Kerndatensatz Forschung die Anforderungen des Datenschutzes berücksichtigt werden?

Da der Kerndatensatz Forschung lediglich standardisiert und keine neuen Berichtspflichten schafft, sollen ausschließlich personenbezogene Daten verarbeitetet werden, für die auf institutioneller Ebene Verarbeitungszwecke bestehen und deren Verarbeitung gemäß den für die Forschungseinrichtung geltenden rechtlichen Normen erlaubt ist. Definierte Verarbeitungszwecke bestehen in der Regel für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der externen Berichtslegung oder für interne Zwecke. Jede Forschungseinrichtung muss also vorab sicherstellen, dass die institutionelle Einführung des Kerndatensatz Forschung durch entsprechende Verarbeitungszwecke gedeckt ist. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz und Forschungsinformationssysteme liefern ein Hintergrundpapier der Zentralen Datenschutzstelle der Universitäten in Baden-Württemberg (ZENDAS) mit dem Titel „Datenschutz bei Forschungsinformationssystemen” und Kapitel drei des Ergebnisberichts zum abgeschlossenen Spezifikationsprojekt zum Kerndatensatz Forschung.

In welchem Format soll der Kerndatensatz Forschung weitergegeben werden?

Es sollen lediglich Kerndaten (also Aggregatdaten und keine Basisdaten) ausgetauscht bzw. weitergegeben werden, die keinen Rückschluss auf Personen erlauben.

Wann wird die vorliegende Spezifikation des Kerndatensatz Forschung angepasst werden?

Der Wissenschaftsrat empfiehlt in seinen Empfehlungen aus dem Jahr 2016 folgenden Zeitplan für diesen Prozess (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S. 8):

„Nach einer Einführungsphase von ca. drei Jahren wird eine erste Anpassung der Spezifikation des Kerndatensatzes unter Berücksichtigung der gemachten Erfahrungen empfohlen. Spätere Weiterentwicklungen sollten regelmäßig, ungefähr alle fünf Jahre, unter Einbindung aller relevanten Akteure stattfinden.”

Im Rahmen der Verlängerung des Helpdesk-Projekts bis Dezember 2020 besteht ein zentraler (neuer) Aufgabenschwerpunkt der Unterstützungsstruktur in der Erarbeitung von Weiterentwicklungsoptionen für die Spezifikation des Kerndatensatz Forschung. Dabei sollen nicht primär die bereits durch den Wissenschaftsrat bereits vorgesehenen Themen in den Fokus genommen werden (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S. 8 sowie S. 50 ff.), sondern Inkonsistenzen, Fehler und Schwächen, die im Rahmen der Implementation identifiziert wurden, behoben werden.

Was sind die prozeduralen Anforderungen an bzw. Schritte für eine institutionelle Umsetzung des KDSF?

Über die inhaltlichen Vorgaben der Kerndatensatz-Spezifikation und die Definitionstabelle hinaus werden seitens des Wissenschaftsrats (WR) keine konkreten Empfehlungen hinsichtlich der KDSF-Implementation ausgesprochen – auch um die Vielfalt der möglichen Ansätze und Lösungen zur Implementierung nicht einzuschränken –, und auch der Helpdesk hat dies nicht als Aufgabe. Lediglich auf sehr allgemeiner Ebene gibt der WR in seinen Empfehlungen Hinweise zum Prozess der Erfassung von Daten, die zur Abbildung des KDSF benötigt werden, zur Qualitätssicherung der Prozesse, zum Datenschutz und zur Datenweitergabe sowie zum Identifier-Management (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S. 31 ff.). Eine darüber hinausgehende Behandlung dieses Themas durch die beispielhafte Identifikation von Anforderungen zur Umsetzung wird durch vom Helpdesk organisierte Veranstaltungen und Workshops vorgenommen. In diesen wird unter anderem über Best-Practices unterschiedlicher Art diskutiert, die sich allerdings angesichts der Heterogenität der Forschungseinrichtungen und Hochschulen nicht zu einem Standard oder einer Checkliste verdichten lassen.

Implementierende Einrichtungen sind daher dazu angehalten, ihre eigene Datenerfassungs- und -verarbeitungspraxis zu prüfen und mit den Inhalten und Definitionen des KDSF abzugleichen. Dies ist ein notwendiger Schritt, um zunächst die eigene KDSF-Readiness einzuschätzen und um zu prüfen, an welchen Stellen ggf. Prozesse und Systeme zur Datenerfassung und -verarbeitung anzupassen sind und wie datenschutzrechtliche Hürden bewältigt werden können.

Benötigt man für die Einführung des Kerndatensatz Forschung ein Forschungsinformationssystem?

Für die Einführung des Kerndatensatzes Forschung als Standard für die Erfassung von Forschungsinformationen wird kein Forschungsinformationssystem benötigt. Der Wissenschaftsrat regt jedoch an, die Einführung des KDSF zum Anlass zu nehmen, die Selbstauskunftsfähigkeit durch Einführung eines integrierten Informationsmanagements auf Basis geeigneter Forschungsinformationssysteme zu verbessern (Empfehlungen zu einer Spezifikation des Kerndatensatz Forschung, S.33).

Gibt es bei dem Helpdesk Kerndatensatz Forschung zentrale Einrichtungen zur Vorhaltung von Daten sowie entsprechende technische Infrastrukturen?

Die Beratungsleistung des Helpdesk Kerndatensatz Forschung besteht vorrangig in Hilfestellungen bei der Interpretation der Spezifikation Kerndatensatz Forschung sowie in der Unterstützung spezifikationskonformer Abfragen für Datennutzer*innen. Wir beraten daher rein inhaltlich und konzeptionell und können keine Unterstützung bei der dezentralen technischen und organisatorischen Implementierung des Kerndatensatz Forschung bei den einzelnen Institutionen anbieten. Die Implementationsverantwortung sowie die Hoheit über die Daten verbleiben dabei stets bei den Forschungseinrichtungen. Es findet keine zentrale Datenvorhaltung oder -speicherung beim Helpdesk zum Kerndatensatz Forschung statt.
Durch eine systematische, öffentlich zugängliche Dokumentation der Anfragen an den Helpdesk sowie durch verschiedene Vernetzungsaktivitäten im Rahmen von Workshops und Informationsveranstaltungen strebt der Helpdesk zusätzlich an, potenzielle Nutzer*innen bei den Überlegungen und Umsetzungsprozessen zur Einführung des Kerndatensatz Forschung bestmöglich zu unterstützen.